Voraussetzung für eine optimale Arbeit ist die Einbindung aller Beteiligten in das System ohne einen Medienbruch.

Exemplarisch wird der Workflow von Fotos erläutert. Die beschriebenen Funktionen sind Bestandteile von osRetail.

Der Fotograf lädt seine Fotos in die osRetail Bilddatenbank. Beim Laden generiert das System sofort Thumbs. Der Einkäufer bekommt eine Nachricht, dass Fotos hochgeladen wurden. Er prüft die Fotos und gibt Anweisungen zur Bildbearbeitung. Der Sachbearbeiter für die Bildbearbeitung lädt die Fotos auf seinen Rechner, bearbeitet die Fotos und meldet den Vollzug dem Einkäufer. Er prüft die Fotos, klassifiziert sie und speichert sie. Natürlich kann er Korrekturen initiieren. In der Verplanung lässt er sich auf einen Klick die Fotos des Modells anzeigen und wählt sie für das Werbemittel aus. Ist eine Doppelseite fertig verplant schickt er sämtliche Daten an den Grafiker.

Die Abläufe lassen sich individuell an jede Unternehmensgröße anpassen. Das hängt nur von der Definition unterschiedlicher Rollen ab.

Alle Systeme sind elektronisch verbunden. Es gibt keinen Medienbruch. Die Abläufe sind einfach zu ändern. Diese Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Einbindung aller Beteiligten
  • Terminüberwachung
  • Individuelle Definition von Abläufen
  • Informationen über den aktuellen Stand von Projekten (Produktion von Werbemitteln)
  • Vorgänge anlegen
  • Folgeaktivtäten zu einem bestehenden Vorgang eröffnen
  • Aktivitäten bearbeiten
  • Dokumente laden und mit einem Vorgang/Aktivität verknüpfen
  • E-Mails versenden

 

Sie legen Vorgänge an, die Sie mit einer Drop Down Liste auswählen. Vorgänge gibt es in einem Unternehmen eine "endliche" Anzahl, deshalb gibt sie osRetail strukturiert in einer Drop Downliste vor. Einen Vorgang bearbeiten sie mit Aktivitäten. Die Bezeichnung der Aktivität formulieren Sie in dem Eingabefeld Aktivitäten z. B. "E-Mail verschickt", "E-Mail erhalten". Damit alles übersichtlich bleibt, erfassen Sie eine Kurzbezeichnung worum es geht und auch eine ausführlichere Beschreibung. Damit ist jeder in der Lage, sich schnell mit einem Sachverhalt vetraut zu machen. Es folgen Angaben zum Bearbeiter. Sie können aus den Abteilungen die User auswählen die dazu notwendig sind. Mit Hilfe der Drop Down Liste können Sie einfacher die User ermitteln. Der Verantwortliche der Aktivität ist immer der User, der die Aktivität anlegt.

Sie können in osRetail E-Mails versenden und Dokumente laden. Wenn Sie ein E-Mail versenden, bildet osRetail automatisch ein PDF auch von Anhängen und verknüpft sie mit der Aktivität. Damit ist immer transparent was sie getan haben.

Es gibt noch mehr Dokumente, die Sie archivieren wollen, wie Briefe und eingehende E-Mails? Eingegangene E-Mails speichern sie als txt-Datei in einem Ordner Ihrer Wahl ab. Geben Sie als Namen der txt-Datei einen aussagefähige Bezeichnung ein. Den Namen übernehmen wir als Betreff bei der späteren Anzeige. Die txt-Datei laden sie mit der Uploadfunktion in osRetail. Das System bildet ein PDF, das mit dem entsprechenden Vorgang/Aktivität verknüpft ist.

Einen Briefeingang scannen Sie als PDF ein und laden das PDF mit dem Dialog "Dokumente". Ausgangsbriefe speichern sie zusätzlich als PDF und laden das PDF in osRetail. Für Word gibt es ein add-in das PDF's bildet. OpenOffice hat die Funktion "PDF erzeugen" integriert.

Alle Vorgänge zu einem Kunden/Lieferant zeigt osRetail im Dialog Kundencockpit. Dort können Sie  auch Dokumente laden und E-Mails versenden.

Damit erreichen wir ein hohes Maß an Transparenz. Alle Dokumente zu Vorgängen finden sie schnell und einfach.